Soha nem volt még ilyen egyszerű a belépés az üzleti életbe – vagy a továbblépés – a kis- és közepes vállalatok számára, mint ma, a felhőalapú szolgáltatások világában.

Sok nagyvállalat IT rendszereinek gazdag, ám kusza örökségével küzd meg nap, mint nap. Szigetrendszerek, egyedi fejlesztések, drágán vásárolt és körülményesen fejleszthető dobozos termékek, egymással nem kommunikáló megoldások, toldozott interfészek, korlátozott távoli elérés, korlátozott megjelenítés a különböző eszközökön. Bármilyen fejlesztést, egyszerűsítést csak a működés megszakítása nélkül, illetve a kollégák, valamint a vezetők tanulási és tűrési hajlandóságán belül lehet elkezdeni. Kevés a példa arra a bátorságra, hogy egy vállalat koncepcionálisan új alapra helyezze IT rendszereit.

Kétségtelen előnyben vannak a startup vállalatok, amelyek kezdettől fogva olyan igényeikre szabott rendszer kialakításába kezdhetnek, amely egyszerű, átjárható, rugalmasan hangolható, bővíthető, nem zárja gúzsba a fejlesztéseket, és mindenhonnan, minden platformról biztonságosan elérhető.

Kiugrási lehetőség

42. o. iroda a felhobenEmellett azonban van még egy szegmens, amely méretéből adódóan sokkal hamarabb előbbre léphet a korszerű informatikai lehetőségek kiaknázásában, ezek pedig a kisvállalatok, amelyek számára a felhőalapú, weben elérhető megoldások reális alternatívát jelentenek minden más rendszerrel szemben.

Szabadon, vagy csekély díjért elérhető, egymással összehangolható megoldásokkal működésük teljes spektrumát lefedhetik a termeléstől az értékesítésen és az ügyfélkapcsolatokon át a számlázásig. A hazai jogszabályi környezet miatt ez utóbbira egészen biztosan egy hazai, a NAV által jóváhagyott szolgáltatót kell találni, de szerencsésebb országokban – ahol akár vécépapírra is hiteles számla írható – még nagyobb a felhozatal.

Ha a tulajdonos, vagy az első számú vezető hisz a jól felépített informatika hozzáadott értékében, egy kis szervezetben a változtatás könnyen végbemegy. Amennyiben a cég bővül, újabb accountokat és modulokat szerezhet be, ha pedig nem alakulnak olyan jól a dolgok, le is mondhatja őket.

Konkrét megoldások

Nézzük meg egy konkrét eseten keresztül, milyen felhőalapú, rugalmasan kezelhető alkalmazásokat vehet igénybe részben ingyenesen, részben csekély előfizetési díjért például egy kis autókölcsönző. Természetesen más termékekkel is ugyanígy elképzelhető egy kisvállalat működtetése, sőt kifejezetten hasznos volna minél több ilyennel megismerkedni. Azaz várjuk az információt, javaslatot ezekről.

A példánkban szereplő autókölcsönző leveleit üzleti Google Maillel kezelik, céges címvégződéssel. A kölcsönzési dokumentumokat a minden eszközzel jól elérhető Dropboxon tárolják, nem üzemeltetnek szervert, és a biztonsági mentésen kívül nem mentenek semmit lokális számítógépre.

A számlázást a Szamlazz.hu alkalmazásával oldják meg. Kizárólag elektronikus számlát állítanak ki, ezért a hazai szabályoknak megfelelően potenciális ügyfeleiket tájékoztatják arról, hogy megrendelésük egyben az elektronikus számla befogadását is jelenti.

Mivel lehetővé teszik a webes fizetést kártyával, és banki átutalásokat is fogadnak, a fizetési folyamatot számlázóval integrált Pay4u-val intézik. Az ügyfelek és sales lead-ek adatait a Mini CRM-ben tárolják. Havi akcióikat Mailchimppel összeállított hírlevélben tudatják fogyasztóikkal. Egy-egy leadott autó után Surveymonkey-val tudakolják meg ügyfeleik elégedettségét és javaslatait, és erre épülő projektjeiket Basecamppel irányítják.

E rugalmas rendszer lehetővé teszi, hogy a szerződések, számlák, megrendelések menedzselése bárhonnan, bármikor, akár egy mobiltelefon segítségével intézhető legyen, továbbá profilbővülés esetén (például magánsofőr bérlésének bevezetése) csak a felhasználókat, funkciókat kell bővíteni.

Intődy Gábor